Elektronikus iratkezelési rendszer
Az érkeztetés és az iktatás segítségével a nyilvántartásba vétel után az iratok könnyen megtalálhatók.
A homogén módon történő iratkezelés az egységes formának köszönhetően megkönnyíti a dokumentumok közötti keresést. Lényege, hogy minden típusú és formájú irat azonos módon kerüljön a nyilvántartásba.
A beérkező és a kimenő dokumentumokat digitális formában tárolja a rendszer. Az elektronikus iratkezelés biztosítja az iratok keletkezésétől a megőrzési kötelezettség végéig történő követhetőségét.
Az iratokat vagy az ügyeket hozzá lehet rendelni partnerekhez, tranzakciókhoz, vagy vállalati folyamatokhoz. Ennek segítségével, a hozzájuk tartozó dokumentumok lekérdezhetőségét is biztosítja.
Az iratokat követni is lehet. A rendszer segítségével az ügyiratok életciklus adatai is jól láthatók. Nyomon követhetők a dokumentumok kezelésével kapcsolatos állapotok, határidők és az iratok helye.
Előre meghatározott esetekben a rendszer, figyelmeztető üzenetet küld, például egy határidőről. A felhasználó a felületen csak azokat a funkciókat látja, melyhez jogosultsággal rendelkezik. A felhasználónak a rendszerbe való belépéskor csak egyszer kell azonosítania magát, ezután minden erőforráshoz és szolgáltatáshoz belépés nélkül is hozzáfér.
A felhasználói és adminisztrátori tevékenységek naplózásával a rendszer biztosítja az iratokkal kapcsolatos tevékenységek rögzítését, lekérdezhetőségét. A leíró információkban beépített módon biztosít keresést. Lehetővé teszi a címszavakra történő szabadszavas keresést is.
A rendszer alkalmas biztonsági mentés végrehajtására, és biztosítja a hozzáférhetőséget és a távoli hozzáférési lehetőséget is.